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Prorrogado prazo para realização de assembleias empresariais e regulamentada a realização de assembleias por meio digital

Por meio da Medida Provisória 931/2020, estabeleceu-se, dentre outros assuntos, a prorrogação do prazo de realização da AGO – Assembleia Geral Ordinária e Assembleia de Sócios para 07 (sete) meses após o término do exercício social.

A MP se aplica (I) às sociedades anônimas (S.A.) abertas e fechadas, (II) sociedades limitadas (LTDAs), (III) empresas públicas e sociedades de economia mista (assim como às subsidiárias das referidas empresas e sociedades) e (IV) sociedades cooperativas e instituições financeiras constituídas sob a forma de cooperativas de crédito cujos exercícios sociais se encerrem entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020.

Dessa forma, os exercícios sociais que tenham se encerrado em 31 de dezembro de 2019 (padrão soberano nas sociedades brasileiras) terão os prazos estendidos para a realização da AGO ou da assembleia anual de sócios até 31 de julho de 2020.

Além disso, na esteira da edição da MP 931/2020, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), por meio da IN 79/2020, regulamentou a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de empresas.

Por meio da referida IN 79/2020, inaugurou-se os modelos semipresencial e digital de realização de assembleias e reuniões, hipóteses nas quais o conclave não se desenrolará em qualquer local físico. Tais reuniões e/ou assembleias que, para todos os fins legais, serão tidas como realizadas na sede da sociedade, poderão ter votação efetuada mediante boletim de voto à distância e/ou atuação remota via sistema eletrônico.

Naquilo que concerne às regras de convocação, instalação e deliberação, ficaram mantidas as regras previstas nos contratos ou estatutos sociais, ressalvado que a forma de participação e votação deverão ser discriminados no instrumento convocatório.

Válido destacar que dentre as regras que disciplinem a validade dos atos digitais ou semipresenciais, será obrigatório a sociedade manter arquivado os documentos relativos ao ato realizado, assim como a sua gravação integral.

A participação à distância deverá ser viabilizada por meio de sistema eletrônico que garanta:

I – a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;
II – o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
III – a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante
todo o conclave;
IV – o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;
V – a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
VI – a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
VII – a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e
VIII – a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.

Sobre a assinatura, esta poderá ser pelo formato digital, mas deverão ser feitas por meio de certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Para fins de registro da ata, deve-se discriminar no documento o modelo adotado para realização do ato (semipresencial ou digital), bem como a forma como foi permitida a participação e votação à distância.

Seguindo padrões extremamente similares, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) também regulamentou a realização de tais atos em formato semipresencial e digital, por meio da Instrução 622/2020.

De forma geral, muito embora devastadores os reflexos da pandemia do COVID-19, não se pode negar o grande legado que será deixado, agregando a tecnologia como um grande aliado na adoção de procedimentos de tamanha importância, motivo pelo qual, inclusive, defendeu-se ato contrário à prorrogação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

*Por Rodolpho Pandolfi, advogado sócio do Almeida & Pandolfi Damico Advogados